O controle da Folha de Pagamento Corporativa é essencial para todas em empresas. Erros cometidos nesse processo, além de ocasionar problemas para os funcionários, podem trazer muita dor de cabeça para os gestores. Queda na produtividade e entraves burocráticos são apenas algumas das consequências esperadas quando ocorrem falhas na Folha. Portanto, trata-se de uma tarefa que exige atenção e expertise.Para evitá-los, é recomendável terceirização de Folha de Pagamento.
Vejamos a seguir os principais erros cometidos nesse processo:
Principais erros no processo da Folha de Pagamento Corporativa
Centralizar o processamento da Folha
A centralização da Folha em apenas um computador, uma conta bancária e um funcionário encarregado de cuidar do pagamento é algo muito arriscado e nem um pouco recomendado.
Utilizar processos manuais
Utilizar papel e caneta ou uma planilha do Excel para calcular pagamentos é uma das principais causas de erro na Folha. Os sistemas manuais apresentam uma probabilidade muito grande de que falhas simples de contabilidade ocorram; e, acredite, elas são frequentes. Transcrever as horas e calcular salários é uma tarefa bastante complexa e deve, preferencialmente, ser realizada em sistemas automatizados, e/ou por mais de uma pessoa (mesmo que a empresa seja pequena).
A The American Payroll Association estima que as falhas oriundas de processos manuais custem de 1% a 8% do valor total da Folha. Ou seja, utilizar processos automatizados (através de um software ou provedor de serviços) irá evitar perdas, otimizar o tempo gasto no processo e evitar fraudes.
Não realizar backups
Através do uso de um software de gestão, além de ser possível organizar melhor as informações e permitir que os funcionários responsáveis pela Folha de Pagamento Corporativa tenham acesso a elas a qualquer momento, todos os dados ficam protegidos de forma segura.
Não esclarecer os funcionários
O sistema de sua empresa deve ser transparente para todos. É preciso estabelecer claramente a relação de trabalho com cada colaborador, tanto para fiscalizar o cumprimento de seus deveres quanto para garantir os seus direitos.
Criar uma política de pagamento e divulgá-la entre os funcionários é essencial para prevenir erros de classificação de funcionários, erros no pagamento de impostos, e gastos desnecessários de uma forma geral.
A política de pagamento a ser divulgada deve incluir informações como o valor dos salários, promoções e aumentos, vencimentos, bem como uma breve explicação sobre como a Folha de Pagamento Corporativa funciona. É importante que todos os empregados saibam sobre essas informações para evitar problemas jurídicos.
Não se manter atualizado sobre mudanças de leis e acordos
Todos os anos, as contribuições e tributos obrigatórios são modificados. É de vital importância que o profissional responsável pela confecção da Folha esteja sempre atualizado. Mesmo que se trabalhe com um sistema que atualize automaticamente as informações necessárias sempre que houver alguma mudança, é preciso ter atenção sobre assuntos ligados a mudanças na legislação e acordos trabalhistas, por exemplo.
Estima-se que o setor de RH de uma empresa gasta, em média, cerca de 35% do tempo apenas dedicando-se à Folha de Pagamento Corporativa. A terceirização de departamento pessoal é uma opção viável não apenas para otimizar o tempo do setor, bem como para maximizar a eficiência do sistema e prevenir erros. Além disso, ao terceirizar departamento pessoal, você pode concentrar todos os seus funcionários apenas na confecção do seu produto final ou em melhorias no seu serviço.
Para saber mais sobre terceirização da Folha de Pagamento Corporativa e bpo Folha de Pagamento ou outros assuntos como Administração de Pessoal e bpo departamento pessoal, entre contato conosco! Teremos prazer em atendê-lo!
