O objetivo dos boletins da SOLVER é incentivar o aprofundamento na legislação trabalhista, informar sobre as alterações legais, dar dicas operacionais e eventualmente mostrar sobre como será tratado o assunto no nosso sistema PERSONNEL XXI.
Teremos boletins TRABALHISTA semanais com assuntos variados e boletins EXTRAORDINÁRIO quando houver alterações legais. Ambos não têm o caráter de consultoria jurídica, mesmo porque não somos consultores jurídicos, somos uma empresa de software e BPO de Folha de pagamento.
CONTROLE DE JORNADA
1. CONSIDERAÇÕES
1.1 O que diz a lei sobre o controle de jornada
Podemos mencionar que as regras atuais sobre o controle de jornada estão pautadas basicamente no art. 74 da CLT e nas Portarias do MTE 1510/2009 e 373/2011.
1.2 O art. 74 da CLT
Em 1989, foi incluído o art. 74 da CLT que instituiu a obrigatoriedade das anotações diárias de entrada e saída em empresas com mais de 10 empregados, sofrendo alteração com a Reforma Trabalhista em 2017, passando a obrigatoriedade para 20 empregados ou mais.
É obrigatória a anotação de entrada e saída constar em registro manual, mecânico ou eletrônico, permitida a pré-assinalação do período de repouso (§ 2º do artigo 74 da CLT).
Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constarão do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder (§ 3º do artigo 74 da CLT).
A partir da Reforma Trabalhista fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho (§ 4º do artigo 74 da CLT).
Podemos destacar que prevaleceu entre 1989 até 2009 o uso do registro de ponto no papel, gerando muito trabalho e inúmeras fraudes, ou seja, controle mesmo era o que menos se tinha.
Para resolver essa questão, em 2009 o Ministério do Trabalho publicou a Portaria 1510 com o objetivo de disciplinar o uso dos sistemas de registro eletrônico de ponto e com isso minimizar as fraudes e aumentar o controle.
PRINCIPAIS DIFERENÇAS ENTRE AS PORTARIAS 1510/2009 e 373/2011
2. PORTARIA 1510/2009
Com o intuito de regular o uso de um sistema de gestão de jornada, a portaria 1510 trouxe uma série de normas e características técnicas obrigatórias para o uso do Registro Eletrônico de Ponto (REP).
2.1 Principais determinações da Portaria 1510
2.1.1 Impressão do comprovante da marcação do ponto
Essa regra visa garantir a transparência do controle das horas trabalhadas, principalmente para os empregados, não sendo permitido:
- Impedir o empregado de marcar o ponto em casos de atraso ou outros;
- Marcação automática do ponto – os registros devem ser feitos pelo empregado;
- Marcação de hora extra sem autorização prévia; e
- Alterar ou eliminar dados registrados pelos empregados.
2.1.2. Terceirização
Nos termos do art. 11 da Portaria MTE n° 1.510/2009, quando o equipamento é registrado junto a Secretaria do Trabalho, deve ser incluído o CNPJ da empresa, ou seja, o empregador é identificado.
Dessa forma, não há previsão em legislação para que empregado de outra empresa utilize o mesmo ponto eletrônico, podendo neste caso, ser utilizado uma outra forma de controle de jornada.
2.1.3. Empregados com Jornada Externa
Havendo prestação de serviço de forma externa, de modo que o controle eletrônico de jornada fique inviável, o art. 74, § 2° da CLT, orienta que a empresa utilize o controle de jornada manual (via papeleta), trazida pelo art. 13 da Portaria MTE n° 1.510/2009.
2.1.4. Intervalo para Alimentação e Descanso
O intervalo para descanso e alimentação do empregado pode ser pré-assinalado (§ 2° do art. 74 da CLT).
Dessa forma, se uma empresa possui mais de vinte empregados e está obrigada a controlar a jornada dos seus empregados, poderá se utilizar dessa concessão.
2.1.5. Empresas com Diversos Estabelecimentos
Nada impede que uma empresa que possui mais de um estabelecimento, adote uma modalidade de controle de jornada, que melhor atenda a realidade desse estabelecimento.
Não há também impedimento para que, na mesma empresa, haja várias modalidades de controle de jornada, separados por setores, desde que, em um mesmo setor, a empresa não aponte apenas alguns empregados a controlar sua jornada de forma diferente, pois neste caso, poderia ser caracterizado como uma medida discriminatória.
2.1.6. Diversas Obras no Mesmo Local
Embora não haja nenhuma regulamentação nesse sentido, quando há mais de uma obra no mesmo canteiro, por analogia a legislação previdenciária, em que há necessidade de abertura de matrícula CEI por obra (art. 24 da IN RFB n° 971/2009), deverá ser utilizado um sistema REP para cada obra inscrita com seu respectivo CEI.
Contudo, quando não for o caso de várias obras, cada uma com sua matrícula CEI, mas sim um CNPJ responsável por todas as matrículas CEI’s, o REP poderá ser o mesmo, devendo estar disponível na obra para todos os empregados.
2.1.7. Cargo de Confiança
Nos termos do art. 62 da CLT, o empregado investido de cargo de confiança, que realiza jornada externa incompatível com o registro de jornada e os trabalhadores submetidos ao teletrabalho, estão dispensados de realizar o controle de jornada e por isso, não devem ser cadastrados no REP.
2.1.8. Falha no Equipamento
Havendo situações que inviabilizem o funcionamento regular do controle eletrônico de jornada, tais como, falha do equipamento, falta de energia elétrica, ausência de papel, manutenção e outros, o controle de jornada poderá ser feito manualmente ou mecanicamente.
A forma alternativa que será utilizada no caso da indisponibilidade temporária do registro eletrônico de ponto, será determinada pelo empregador.
Contudo, o período em que o controle de jornada não for feito via registro eletrônico de ponto, nos moldes do art. 12 da Portaria MTE n° 1.510/2009, a empresa deverá inserir essa informação no programa de controle para justificar a falta de registro desse período.
Vale ressaltar que, não é possível proceder com a rasura do controle de jornada. Dessa forma, nos termos do art. 12, parágrafo único da Portaria MTE n° 1.510/2009, a função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto ou indicar marcações indevidas.
Por fim, o registro do Arquivo Fonte de Dados Tratados – AFDT deverão permanecer arquivados na empresa.
2.1.9. Da fiscalização – Documentação Exigida
De acordo com o art. 12 da Portaria MTE n° 1.510/2009, em caso de fiscalização, pela Secretaria do Trabalho, é do empregador a responsabilidade de apresentar a documentação exigida, constantes nos Anexos I e II, quais sejam:
- AFD – Arquivo Fonte de Dados – gerado diretamente pelo REP mediante comando do auditor-fiscal do trabalho;
- Relatório Instantâneo de Marcações – gerado diretamente pelo REP mediante comando do auditor-fiscal do trabalho;
- AFDT – Arquivo Fonte de Dados Tratados, quando solicitado pelo auditor-fiscal do trabalho;
- ACJEF – Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais, quando solicitado pelo auditor-fiscal do trabalho;
- Relatório Espelho de Ponto, quando solicitado pelo auditor-fiscal do trabalho;
- Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade fornecido pelo fabricante do REP. Um para cada equipamento utilizado pelo estabelecimento, quando solicitado pelo auditor-fiscal do trabalho;
- Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade fornecido pelo desenvolvedor do Programa de Tratamento, mesmo que seja desenvolvido internamente pela empresa, quando solicitado pelo auditor-fiscal do trabalho.
3. PORTARIA MTE N° 373/2011 – SISTEMA ALTERNATIVO DE PONTO
A tecnologia traz muitas facilidades para a nossa rotina, ajudando a descomplicar processos de várias áreas, inclusive na gestão do ponto.
Foi com esse intuito que em 2011 entrou em vigor uma nova portaria que autorizou a implementação de sistemas alternativos de controle de ponto e uma das maiores evoluções com relação à portaria 1510/2009 foi a eliminação da necessidade da impressão dos registros em papel, permitindo a digitalização dos sistemas e do armazenamento dos dados em nuvem.
Através da Portaria MTE n° 373/2011 que substituiu a Portaria 1.120/1995, o Ministério do Trabalho e Emprego trouxe a possibilidade de utilização de sistemas alternativos de controle de jornada, desde que autorizado pela entidade sindical e ainda, desde que seja através de meio eletrônico, conforme artigos 1° e 2° da Portaria MTE n° 373/2011.
Neste caso, a empresa está dispensada de utilizar o REP, regulamentado pela Portaria MTE 1.510/2009.
3.1 Os principais pontos da Portaria 373/2011 são:
- Além do relógio de ponto, o registro pode ser feito também através de um computador ou aplicativos de celulares e tablets;
- A possibilidade do registro ser feito por aplicativos facilita a gestão da jornada de empregados remotos;
- Não é mais necessário imprimir comprovante de ponto em bobina de papel, que além de prático é benéfico para o meio ambiente;
- Dispensa a entrada USB externa para captura dos dados de armazenamento, bastando o armazenamento eletrônico dos dados em um software de gestão; e
- As empresas poderão adotar sistemas alternativos de controle de ponto por meio de convenção ou acordos coletivos de trabalho.
Optando pelo sistema alternativo eletrônico, a empresa deve observar as diretrizes trazidas pelo art. 3° da Portaria MTE 373/2011, onde não são admitidas:
- restrições à marcação do ponto;
- marcação automática do ponto;
- exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
- a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.
Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:
I – estar disponíveis no local de trabalho;
II – permitir a identificação de empregador e empregado; e
III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
O controle, a transparência e a eficiência trazidos pela modernização da gestão do ponto são avanços importantes para o ambiente de trabalho moderno, ou seja, essa portaria iniciou uma nova era para empresas e empregados.
A gestão de jornada digital resulta em uma redução substancial de custos e permite um redirecionamento de esforços, pois a automatização desse processo evita erros comuns no controle manual.
4. COMO ESCOLHER A PORTARIA CERTA PARA A SUA EMPRESA?
Apesar das diferenças entre as portarias 1510/2009 e 373/2011, elas não se anulam, ou seja, as duas portarias estão em vigor atualmente.
Desta forma, para escolher o sistema de ponto adequado à sua empresa, é importante levar em consideração alguns pontos principais:
- Necessidade de controlar a jornada de funcionários externos;
- A viabilidade de ter um relógio ponto;
- O custo-benefício do sistema para a empresa;
- A política de transparência com o empregado; e
- Se pela atividade da sua empresa o sindicato exige a utilização da portaria 1510.
Vale ressaltar que no momento que a portaria 373/2011 entrou em vigor, vários sindicatos em todo o país incluíram nos acordos e convenções a possibilidade de uso dos sistemas digitais de controle de ponto, e hoje a utilização está amplamente permitida no país.
*Matéria elaborada conforme a legislação vigente à época de sua publicação e estará sujeita a alterações em caso de mudanças na legislação.*
