Boletim 110 – Obrigações trabalhistas e previdenciárias

O objetivo dos boletins da SOLVER é incentivar o aprofundamento na legislação trabalhista, informar sobre as alterações legais, dar dicas operacionais e eventualmente mostrar sobre como será tratado o assunto no nosso sistema PERSONNEL XXI.

Teremos boletins TRABALHISTA semanais com assuntos variados e boletins EXTRAORDINÁRIO quando houver alterações legais. Ambos não têm o caráter de consultoria jurídica, mesmo porque não somos consultores jurídicos, somos uma empresa de software e BPO de Folha de pagamento.

Obrigações trabalhistas e previdenciárias

1. Introdução

Podemos classificar as obrigações em quatro grupos:
a) Obrigações mensais;
b) Obrigações em meses específicos;
c) Obrigações anuais; e
d) Obrigações esporádicas

2. Obrigações Mensais

Em regra, as obrigações a seguir devem ser cumpridas todos os meses.

2.1. Programa de Integração Social (PIS) – Cadastramento

Ao admitir o empregado, o empregador é obrigado a cadastrá-lo no PIS, caso ele ainda não seja cadastrado. A Circular Caixa nº 659/2014 estabelece os procedimentos pertinentes ao referido cadastramento.

2.2. CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)

A obrigatoriedade de comunicação das admissões e dispensas prevista na Lei nº 4.923/1965, que instituiu o Caged, passou a ser cumprida por meio do eSocial, mediante o envio das seguintes informações:

As empresas integrantes dos grupos 1, 2 e 3 do eSocial estão dispensadas do envio do Caged, uma vez que este passou a ser substituído pelo eSocial.

Assim, somente os integrantes do grupo 4 do eSocial devem continuar enviando as informações sobre admissões, transferências, reintegrações e rescisões, por meio do sistema Caged, até que venham a ser obrigadas a prestar tais informações (envio dos eventos periódicos) ao eSocial. Integrantes do grupo 4:

• a) pessoas jurídicas de direito público da administração direta, autárquica e fundacional, que adotem o regime jurídico previsto na Consolidação da Leis do Trabalho (CLT);
• b) organizações internacionais;
• c) fundações públicas de direito privado;
• d) consórcios públicos;
• e) fundos públicos; e
• f) comissões polinacionais.

As informações devem ser prestadas à Secretaria de Trabalho, do Ministério do Trabalho e Previdência:

I – até o dia 7 do mês subsequente àquele em que ocorreu a movimentação de empregados;
II – especificamente quanto a admissões:

• a) na data de início das atividades do empregado, quando este estiver em percepção do seguro- -desemprego ou cujo requerimento esteja em tramitação; ou
• b) no prazo estipulado em notificação para comprovação do registro do empregado, lavrada em ação fiscal conduzida por Auditor Fiscal do Trabalho.
  (Portaria MTP nº 671/2021, arts. 144, 156, 160 e 161)

2.3. FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)

Até o dia 7 do mês subsequente ao da competência da remuneração, os empregadores devem depositar, mensalmente, em conta bancária vinculada, importância correspondente a 8% da remuneração paga ou devida no mês anterior, a cada trabalhador, incluídas na remuneração as parcelas de que trata a CLT, arts. 457 e 458, e o 13º salário (Lei nº 4.090/1962 e Lei nº 4.749/1965).

Não sendo dia útil, deve se antecipar o recolhimento.

O depósito também é devido para os diretores não empregados, caso as empresas tenham optado por estender a eles o regime do FGTS.

Em caso de rescisão do contrato de trabalho:
I – também devem ser depositados na conta vinculada do trabalhador no FGTS:

• a) os valores referentes ao mês da rescisão e ao mês imediatamente anterior, que ainda não tenham sido recolhidos; e
• b) a importância igual a 40% (despedida sem justa causa ou indireta), ou 20% (culpa recíproca ou força maior) do montante de todos os depósitos realizados na conta vinculada do FGTS, durante a vigência do contrato de trabalho, atualizados monetariamente e acrescidos dos respectivos juros;

II – quanto ao prazo do depósito:

• a) da multa rescisória, e de 8% sobre os valores do aviso-prévio indenizado e do mês da rescisão – o vencimento será no 10º dia corrido a contar do dia imediatamente posterior ao desligamento; ou
• b) caso o 10º dia corrido (letra “a”) seja posterior ao dia 7 do mês subsequente – o vencimento deve ser antecipado para o dia 7.
  (Lei nº 8.036/1990, arts. 15, 16 e 18; Manual de Orientação ao Empregador Recolhimentos Mensais e Rescisórios ao FGTS e das Contribuições Sociais, divulgado por meio da Circular Caixa nº 944/2021, Capítulo VI, subitens 8.2.3.1 e 8.2.3.1.1)

2.4. Acidentes do trabalho – Doenças ocupacionais – Registro

Registrar mensalmente os acidentes ocorridos, nos termos dos Quadros a seguir da Norma Regulamentadora nº 4 (NR 4):

• – Quadro III – acidentes com vítima;
• – Quadro IV – doenças ocupacionais;
• – Quadro V – insalubridade; e
• – Quadros VI – acidentes sem vítima.
  (Portaria SSMT nº 33/1983)

2.5. Contribuições previdenciárias em geral

Até o dia 20 do mês subsequente àquele a que se referirem as remunerações, ou dia útil imediatamente anterior, se não houver expediente bancário no dia 20, as empresas e equiparadas devem recolher as contribuições previdenciárias, entre outras:

• a) descontadas dos empregados, contribuintes individuais e trabalhadores avulsos a seu serviço;
• b) patronais, incidentes sobre as remunerações pagas, devidas ou creditadas, a qualquer título, inclusive adiantamentos decorrentes de reajuste salarial, acordo ou convenção coletiva de trabalho, aos segurados empregado, contribuinte individual e trabalhador avulso a seu serviço;
• c) incidentes sobre a produção rural;
• d) decorrentes de retenção (geralmente 11%) do valor bruto da nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços por meio de cessão de mão de obra ou de empreitada.

2.6. Contribuintes individuais – Segurados facultativos

2.6.1. Recolhimento mensal

O prazo de recolhimento é até o dia 15 do mês seguinte àquele a que as contribuições se referirem, prorrogando-se o vencimento para o dia útil subsequente quando não houver expediente bancário no dia 15.
Lembra-se que a Lei nº 10.666/2003 determina que a empresa que utilizar os serviços de contribuinte individual, seja ele autônomo ou empresário, fica obrigada a:

• a) arrecadar a contribuição previdenciária desse segurado, mediante desconto na remuneração correspondente aos serviços prestados; e
• b) recolher o valor arrecadado juntamente com as contribuições a seu cargo até o dia 20 do mês seguinte ao da competência, ou até o dia útil imediatamente anterior se não houver expediente bancário naquele dia.
  Assim, o contribuinte individual somente ficará obrigado a recolher diretamente a sua contribuição individual:
  • a) se exercer sua atividade por conta própria; ou
  • b) se prestar serviços, entre outros, para: pessoa física, outro contribuinte individual, produtor rural pessoa física, missão diplomática; ou
  • c) quando o total da remuneração mensal, recebida por serviços prestados a uma ou mais empresas, for inferior ao limite mínimo do salário de contribuição. Nesse caso, o segurado deverá recolher diretamente a complementação da contribuição incidente sobre a diferença entre o limite mínimo do salário de contribuição e a remuneração total recebida.

2.6.2. Recolhimento trimestral – Opção

Até o dia 15 do mês seguinte ao de cada trimestre civil, prorrogando-se o vencimento para o dia útil subsequente quando não houver expediente bancário no dia 15, é facultada a opção pelo recolhimento trimestral das contribuições previdenciárias aos segurados contribuintes individuais e facultativos cujos salários de contribuição sejam iguais ao valor de um salário-mínimo, conforme abaixo:

Nota: Lembra-se que o contribuinte individual é aquele que exerce atividade econômica por conta própria ou presta serviço a pessoa física ou a outro contribuinte individual, a produtor rural pessoa física, missão diplomática ou repartição consular de carreira estrangeira.

2.7. Salário-família

Por ocasião da admissão no emprego, ou da solicitação de pagamento do salário-família, o segurado deve firmar termo de responsabilidade, no qual se compromete a comunicar à empresa ou ao INSS qualquer fato ou circunstância que determine a perda do direito ao benefício, ficando sujeito, em caso de descumprimento, às sanções penais e trabalhistas.

Devem ainda apresentar:

I – no mês da admissão ou da solicitação do salário-família – os documentos citados no item II a seguir; e
II – para manutenção do benefício:

• a) nos meses de maio e de novembro – o comprovante de frequência à escola do dependente a partir de 4 anos de idade;
• b) em novembro – a caderneta de vacinação ou equivalente do dependente até os 6 anos de idade.

O empregado doméstico deve apresentar, ao seu empregador, apenas a certidão de nascimento do dependente para recebimento do salário-família.
(RPS – Decreto nº 3.048/1999, arts. 84 e 89; Instrução Normativa INSS nº 77/2015, art. 361, § 2º; Lei nº 8.213/1991, arts. 65, 67 e 68)

2.8. GPS (Guia da Previdência Social) – Envio de cópia ao sindicato

O inciso V do art. 225 do Regulamento da Previdência Social (RPS), o qual determinava que a empresa era obrigada a enviar, até o dia 10 de cada mês, a cópia da Guia da Previdência Social (GPS) relativa à competência anterior ao sindicato representativo da categoria profissional, foi expressamente revogado pelo Decreto nº 10.410/2020.
Entretanto, a Lei nº 8.870/1994:

• a) em seu art. 3º (o qual continua em vigor) – determina que as empresas ficam obrigadas a fornecer ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados cópia da guia de recolhimento das contribuições devidas à Seguridade Social; e
• b) em seu art. 9º – dispõe que cabe ao Poder Executivo disciplinar os procedimentos a serem seguidos pelos sindicatos no requerimento das informações, a periodicidade e os prazos de seu fornecimento.

Este disciplinamento se encontrava previsto no mencionado inciso V do art. 225 do RPS, o qual foi expressamente revogado.

Portanto, atualmente, temos a obrigação legal do fornecimento ao sindicato da cópia da GPS, conforme determina o art. 3º da Lei nº 8.870/1994, porém, não há disciplinamento relativo à forma e ao prazo a serem observados para este fornecimento.

Ante o exposto, e por medida de cautela, entendemos que as empresas podem continuar enviando a cópia da GPS aos mencionados sindicatos, na forma observada até então, até que haja uma nova regulamentação da questão.

ATENÇÃO: A GPS foi/será substituída pelo Documento de Arrecadação de Receitas Federais (Darf) único, a partir do mês de competência em que a entrega da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) se tornou/tornar obrigatória, conforme cronograma a seguir:

(Lei nº 8.870/1994, arts. 3º e 6º; Instrução Normativa RFB nº 971/2009, art. 395; Instrução Normativa RFB nº 2.005/2021, arts. 8º e 19)

3. Obrigações em meses específicos

Em regra, as obrigações a seguir devem ser cumpridas apenas em meses específicos, conforme abaixo:

4. Obrigações anuais

As obrigações a seguir devem ser cumpridas, geralmente, apenas uma vez ao ano.

CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) – NR 5

IMPORTANTE: A contar de 03.01.2022, a NR 5 passou a vigorar com redação da Portaria MTP nº 422/2021.
Em função do número de empregados e do seu enquadramento na Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), as empresas privadas, públicas, sociedades de economia mista, órgãos da administração direta e indireta, instituições beneficentes, associações recreativas, cooperativas, bem como outras instituições que admitam trabalhadores como empregados, devem constituir e a manter uma Cipa em regular funcionamento, por estabelecimento.

Entre outras obrigações anuais relacionas à Cipa, temos:

5. Obrigações esporádicas

Vale-transporte – Declaração do empregado

Para receber o vale-transporte, o empregado deve informar ao empregador, por escrito:

• a) endereço residencial;
• b) serviços e meios de transporte mais adequados ao deslocamento residência-trabalho e vice-versa.

Essas informações devem ser atualizadas sempre que ocorrer alteração das circunstâncias mencionadas, sob pena de suspensão do benefício, até o cumprimento da exigência. (Decreto nº 10.854/2021, art. 112)

Matéria elaborada conforme a legislação vigente à época de sua publicação e estará sujeita a alterações em caso de mudanças na legislação.