O objetivo dos boletins da SOLVER é incentivar o aprofundamento na legislação trabalhista, informar sobre as alterações legais, dar dicas operacionais e eventualmente mostrar sobre como será tratado o assunto no nosso sistema PERSONNEL XXI.
Teremos boletins TRABALHISTAS semanais com assuntos variados e boletins EXTRAORDINÁRIOS quando houver alterações legais. Ambos não têm o caráter de consultoria jurídica, mesmo porque não somos consultores jurídicos, somos uma empresa de software e BPO de Folha de pagamento.
Carteira de trabalho digital
1. Introdução
A CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) é um documento obrigatório para todos os profissionais que são contratados sob o regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).
É na CTPS que são anotadas todas as informações sobre o histórico profissional dos trabalhadores, como, por exemplo, os vínculos empregatícios, o salário, as férias, entre outras anotações.
A CTPS também pode ser considerada um histórico de toda a evolução profissional do trabalhador ao longo do tempo e as informações nela registradas garantem o acesso ao seguro-desemprego, à aposentadoria, ao FGTS, etc.
Nos últimos anos, muitos processos burocráticos que permeavam as relações de trabalho e rotinas de gestão de pessoas nas empresas vêm se modernizando.
Uma das consequências desse processo de modernização é a chegada da Carteira de Trabalho Digital, que surgiu para modernizar e facilitar o acesso às informações dos trabalhadores brasileiros.
2. O que é a carteira de trabalho digital?
Primeiramente precisamos entender que a CTPS é um documento necessário para que a contratação de um trabalhador seja feita de forma segura e dentro das leis trabalhistas.
De forma geral, ela serve para registrar o vínculo empregatício entre um trabalhador e uma empresa, além de ser um documento de identificação e certificação do trabalhador brasileiro e de todos os contratos de trabalho firmados entre ele e uma empresa ao longo do tempo.
A carteira de trabalho tradicional era emitida em formato físico, semelhante ao do passaporte.
A partir da publicação da portaria 1.065, de 23/09//2019, o documento físico, antes obrigatório para o registro das atividades do trabalhador, passou a poder ser substituído por este modelo digital, tendo a mesma validade legal.
Isso é possível para todas as empresas que utilizam o eSocial e enviam os dados de seus colaboradores para o sistema.
Com isso, a carteira de trabalho digital é o modelo digitalizado deste documento, ou seja, uma versão eletrônica que pode ser usada para identificar o colaborador e vincular suas atividades laborais à empresa.
3. Quais as desvantagens da carteira de trabalho impressa?
Há o risco de extravio da carteira de trabalho impressa, o que representa um grande transtorno para o trabalhador, pois não apenas perderá todos os registros ali contidos, como também terá que solicitar uma nova via do documento.
Além do risco de extravio, há situações em que os trabalhadores não dispõem de espaço para a anotação de novas atividades de trabalho no modelo impresso da carteira de trabalho.
Também ocorre situações em que um trabalhador muda de empresa e precisa solicitar outra via do documento para registro de seu novo vínculo empregatício.
A carteira de trabalho digital evita esse tipo de problema, organizando o histórico de atividades profissionais do trabalhador e extinguindo a necessidade de substituição do documento em casos de perda ou preenchimento completo das folhas.
4. Quais as vantagens da CTPS digital?
A carteira de trabalho digital foi criada para substituir a versão impressa do documento, modernizando o acesso às informações de trabalho dos profissionais brasileiros.
As principais finalidades da carteira de trabalho digital, portanto, permanecem as mesmas da versão física: regulamentar o trabalho, assegurar os direitos legais previstos na CLT e reunir informações a respeito de jornada de trabalho, descrição do cargo, anotações das férias, afastamentos etc.
Com a carteira de trabalho digital o trabalhador não precisará mais solicitar outra via do documento caso o espaço para anotação dos contratos de trabalho termine e será muito mais fácil organizar e acessar os dados de trabalho, já que tudo poderá ser acessado através do site ou do aplicativo da CTPS digital.
Assim, os trabalhadores que tiverem acesso a um computador com internet ou smartphone poderão ter sua carteira de trabalho em mãos a qualquer momento e poderão fazer um download da carteira de trabalho digital para ter acesso à última versão atualizada do documento, o que é útil em casos em que não há acesso à internet.
5. Todos os trabalhadores têm direito à carteira de trabalho digital?
Sim. Todos os trabalhadores têm direito ao novo formato da carteira de trabalho. A partir da criação do formato eletrônico, sempre que o documento precisa ser emitido, a preferência é que o processo seja feito pelo meio digital.
6. E qual é a finalidade da carteira de trabalho impressa?
As versões físicas da carteira de trabalho ainda são permitidas e têm o mesmo valor legal do documento digital.
Há situações em que a carteira impressa ainda é necessária mesmo com a habilitação da versão eletrônica e, por isso, as instruções do governo são para que os trabalhadores não se desfaçam da versão física da CTPS.
Por exemplo, as empresas que ainda não utilizam o eSocial em suas rotinas diárias devem seguir fazendo o registro de seus empregados na versão física do documento, pois a carteira de trabalho digital reúne todas as informações que são enviadas pelas organizações ao eSocial.
Por isso, é importante que os trabalhadores que já têm a versão impressa da carteira de trabalho ou ainda não tenham seus dados no eSocial guardem o documento físico.
É importante conservar o documento original (CTPS impressa), pois continua sendo um documento para comprovar o tempo de trabalho anterior, ainda que a carteira de trabalho digital mostre os contratos de trabalho antigos.
7. Qual a mudança de procedimento daqui para frente com a carteira de trabalho digital?
Quando a empresa utiliza o eSocial, o departamento pessoal/RH não precisará fazer anotações na carteira de trabalho impressa (seja para novos contratos ou já existentes), pois todos os dados são atualizados automaticamente na carteira digital e os empregados poderão acompanhá-las de qualquer lugar pelo aplicativo ou pela internet.
Isso diminui o tempo direcionado ao registro de informações na carteira de trabalho física e, consequentemente, reduz a burocracia nos processos de admissão, registro de férias, desligamentos etc.
8. Admissão no eSocial – Prazo de envio e multa
Anteriormente ao eSocial, as empresas ao admitirem empregados, tinham o prazo de 48 horas para efetuarem as anotações do registro da admissão (data admissão, remuneração etc.) na CTPS do empregado.
Porém, algumas empresas não respeitavam o prazo de 48 horas para procederem as anotações da admissão e deixavam os empregados trabalhando sem registro por um longo período. Somente procediam as anotações em datas posteriores que achavam propícias ou em caso de uma fiscalização, prejudicando, assim, os direitos trabalhistas dos empregados.
Com a entrada do eSocial este cenário mudou, pois a admissão de novo empregado deverá ser cadastrado no sistema do governo até o final do dia imediatamente anterior (24 horas antes) à efetiva contratação do empregado, dia de inicialização de suas atividades, não sendo mais possível admissão com datas retroativas.
O não envio das informações dentro do prazo estabelecido, sujeitará a empresa à multa de:
• Falta de registro do empregado: R$ 800,00, Optantes do Simples Nacional;
• Falta de registro do empregado: R$ 3.000,00, empresas do lucro Presumido/Lucro Real.
9. Como solicitar a carteira de trabalho digital?
A carteira digital está disponível para os sistemas iOS e Android e pode ser acessada pela internet.
Veja o passo-a-passo para acessar a carteira digital no link abaixo:
https://empregabrasil.mte.gov.br/wp-content/uploads/2019/09/Passo-a-Passo-CTPS-DIGITAL-APP-e-WEB.pdf
Matéria elaborada conforme a legislação vigente à época de sua publicação e estará sujeita a alterações em caso de mudanças na legislação.
